Allgemein
Der Onboarding-Prozess beginnt mit der Übermittlung eines Willkommens – E-Mail. Wenn Sie dieses E-Mail erhalten, wurde der Installationstermin fixiert. Um alle relevanten Daten zu Ihrem Betrieb zeitgerecht verfügbar zu haben, füllen Sie die einzelnen Bereiche möglichst vollständig aus.
In diesem E-Mail finden Sie alle benötigten Informationen, um mit der Dateneingabe zu beginnen. Mit dem Klick auf „Jetzt Daten hochladen“ gelangen Sie zur Onboarding – Seite Ihres Betriebs.
Je nachdem welche Module bei Ihnen installiert werden, sind unterschiedliche Daten erforderlich. An den grünen Balken rechts ist zu erkennen, welche Daten noch nicht vollständig vorhanden sind und somit noch ergänzt werden müssen.
Sind alle Bereiche mit den benötigten Informationen gefüllt, kann der Onboarding-Vorgang mit dem Button „ABSCHLIESSEN“ beendet werden.
Firmendaten
In diesem Bereich werden die Stammdaten Ihrer Firma bzw. Ihres Lokals eingegeben. Mit einem Stern markierte Felder sind Pflichtfelder und müssen eingetragen werden.
Folgende Angaben werden benötigt:
Firmenname und Rechtsform | Firmenbezeichnung des Lokalbetreibers |
Firmenadresse | Firmenadresse des Lokalbetreibers |
UID-Nummer | UID-Nummer des Unternehmens (ohne Länderkürzel) |
Mail / Telefon | Kontaktinformationen zum Unternehmen |
IBAN / BIC | Bankdaten des Unternehmens. Werden für Online-Bezahlvorgänge benötigt und sind deshalb verpflichtend auszufüllen. |
Lokal | Name des Lokals in dem das Kassensystem installiert wird |
Lokaladresse | Standort des Lokals |
Firmenbuchauszug | Hier muss ein Firmenbuchauszug im PDF-Format hochgeladen werden. |
Passkopien | Hier ist es notwendig eine Passkopie/Ausweiskopie von allen Personen hochzuladen, die lt. Firmenbuch eine Beteiligung von 25% und mehr am Unternehmen halten. |
Rechnungslogo | Hochladen eines Lokal- bzw. Firmen-Logos, das auf Rechnungen gedruckt werden soll. |
RKSV-Formular
Um eine korrekte Anmeldung der Registrierkassa beim zuständigen Finanzamt durchzuführen bzw. einen Stick für die Fiskalisierung zu erstellen, müssen sie ein Formular online ausgefüllt werden. Alternativ dazu kann das Formular ausgedruckt und herkömmlich ausgefüllt werden und das ausgefüllte Formular danach wieder in diesem Bereich hochgeladen werden.
Zusätzlich werden weitere Daten für Erteilung eines Sepa-Mandates und der Zustimmung zur elektronischen Rechnungslegung benötigt. Dieses Formular kann ebenfalls online ausgefüllt werden.
Artikelliste
Hier wird die Artikelliste mit allen Artikeln, die in Ihrem Kassensystem verfügbar sein sollen, hochgeladen.
Dazu laden Sie zuerst die Vorlage herunter und öffnen diese. Es sind bereits viele Artikel in der Vorlage definiert. Diese können, wenn gewünscht, übernommen oder mit eigenen Artikeln überschrieben und ergänzt werden. Für eine bessere Übersichtlichkeit wird empfohlen, dass die Artikel in verschiedene Tabellenblätter eingetragen werden.
Folgende Informationen werden benötigt:
Aktiv | In dieser Spalte wird angegeben, ob der Artikel im Kassensystem angelegt wird oder nicht. „1“ bedeutet, dass dieser Artikel angelegt werden soll. In der Vorlage wird der jeweilige Artikel automatisch auf „aktiv“ gesetzt, sobald in der Spalte „Preis 1“ ein Wert eingegeben wird. |
ArtNr. | Diese laufende Nummer muss nicht eingetragen werden. Sie wird vom System beim Import automatisch vergeben. |
Artikelname | Der Artikelname wird an der Kassa und auch auf der Rechnung angezeigt. |
Gebinde | Diese Spalte definiert mit welcher Gebindeart der Artikel angelegt wird. Bei Speisen wird meistens Stück bzw. Portion verwendet. Bei Getränken in Liter (0,5 lt, 0,3 lt) bzw. in Flaschen oder Gläsern. |
Preis | Die Spalte „Preis 1“ gibt den Standardpreis des Artikels. In den weiteren Spalten „Preis 2“ bis „Preis 14“ können weitere Preise für diesen Artikel von Ihnen definiert werden. Z.B. für Happy Hour oder Abholung. |
Drucker | Definiert bei welchem Drucker der Bon ausgegeben werden soll. „1“ = Küchendrucker „2“ = Schankdrucker |
EAN Code | Optional kann hier ein vorhandener Strichcode zum Artikel eingetragen werden. |
Wenn alle benötigten Artikel in der Liste eingetragen sind, müssen Sie diese wieder im Onboarding-Bereich hochladen.
Tischliste
Hier wird die Tischliste für Ihr Lokal erstellt und hochgeladen.
Dazu laden Sie die Vorlage herunter und öffnen diese. Es ist ein Tisch als Vorlage eingetragen. Dieser kann abgeändert werden. Alle weiteren benötigten Tische können dann von Ihnen in der Liste ergänzt werden.
Folgende Informationen werden dazu benötigt:
Aktiv | In dieser Spalte wird angegeben, ob der Tisch im Kassensystem aktiviert wird oder nicht. „1“ bedeutet, dass dieser Tisch aktiv ist. In der Vorlage wird der jeweilige Tisch automatisch auf „aktiv“ gesetzt, sobald in der Spalte „Tischnr.“ ein Wert eingegeben wird. |
Tischnr. | Nr. des Tisches |
Tischname | In diese Spalte tragen Sie den Tischnamen ein, so wie er auf der Tischmaske angezeigt werden soll. |
| Bereich | Hier wird der Bereich eingetragen, dem der Tisch zugewiesen ist. (z.B. Gastgarten, Bar, Saal, …) |
| Split-Tisch | Dieser Wert gibt an, ob der Tisch in einzelne Splits aufgeteilt werden darf oder nicht. „0“ = Tisch darf nicht gesplittet werden „1“ = Tisch darf gesplittet werden (Standard-Tisch) |
| Preisebene | Hier können Sie definieren, welche Preisebene standardmäßig am Tisch eingestellt wird. (Standard: 1) |
Wenn alle vorhandenen Tische in der Liste eingetragen sind, müssen Sie diese wieder im Onboarding hochladen.
Zusätzlich kann ein grafischer Tischplan aktiviert werden. Dazu können Sie zusätzlich hier ein Bild hochladen, das als Hintergrund für diesen grafischen Tischplan verwendet werden soll.
Schankliste
Wenn Ihr Kassensystem mit einer Schankanlage verbunden ist, wird Ihnen vom Schankbauer eine „Schankliste“ zu Verfügung gestellt. Diese muss in diesem Bereich im Onboarding hochgeladen werden.
White-Label App
In diesem Abschnitt können Sie das Erscheinungsbild Ihrer App definieren, falls eine bestellt wurde. Im ersten Bereich laden Sie die Grafiken für Ihre App hoch. Es sind noch weitere Grafiken und Bilder notwendig, die in einem weiteren Schritt abgefragt werden. Details zu den Grafiken und Einstellungen sind Im Artikel "Onboarding > White-Label-App" zu finden.
In nächsten Abschnitt definieren Sie die Farben für die App. Sie können den Farbcode direkt als HEX-Code eintragen oder durch Klick auf das jeweilige Farb-Icon das Einstellungsfenster öffnen und dort die Farbe als RGB-Code eingeben oder in der Farbtafel und mit dem Regler einstellen.
Der letzte Abschnitt in diesem Bereich wird für die Bereitstellung der App in Google Playstore bzw. im Apple App Store benötigt. Hier geben Sie Ihre Unternehmensanschrift sowie die Kurzbezeichnung und die Beschreibungen für die jeweiligen Stores an.
Kiosk
Wenn Sie über Bestell-Kiosks verfügen, so können Sie in diesem Bereich das Erscheinungsbild der Kiosk-Oberfläche gestalten.
Im oberen Bereich laden Sie die Grafik für den Startbildschirm und das Logo, das im oberen Bildschirmbereich angezeigt werden soll, hoch. Ebenso können Sie die Farben einstellen. Sie können den Farbcode direkt als HEX-Code eintragen oder durch Klick auf das jeweilige Farb-Icon das Einstellungsfenster öffnen und dort die Farbe als RGB-Code eingeben oder in der Farbtafel und mit dem Regler einstellen.
Es werden noch weitere Angaben benötigt. Welche das sind, finden Sie im Artikel "Onboarding > Kiosk".
Online-Bestellung
Falls Sie Online-Bestellungen anbieten, geben Sie hier weitere Details dazu bekannt. Die genauen Beschreibungen und ergänzende Informationen finden Sie unter "Onboarding > Online Bestellung".
Es können hier die verschiedene Menükarten (als PDF) hochgeladen werden. Des Weiteren können Sie das Design für die Tischaufsteller festlegen. Diese werden benötigt, wenn Sie das Modul für Tischbestellungen bestellt haben und somit die Gäste mit dem Smartphone direkt am Tisch bestellen können. Details zu den benötigten Angaben finden Sie im Artikel
Im letzten Abschnitt legen Sie die Bestellzeiten fest. Diese können je nach Wochentag variieren oder auch nur in einem vorgewählten Datumsbereich gültig sein.
Online-Gutscheine
Hier können Sie bereits Gutscheine anlegen, die online verfügbar sein sollen.
Wenn Sie einen Gutschein hinzufügen, definieren Sie einen Namen und legen einen Gutscheinwert in Euro fest. Optional können Sie auch ein Bild für den Gutschein hochladen.
So ist es möglich mehrere Gutscheine mit verschiedenen Werten anzulegen.
Neben einfachen Wertgutscheinen können auch Gutscheine für Veranstaltungen und/oder Menüs mit Getränkebegleitung angelegt werden. Genauere Informationen zum Anlegen sind unter "Onboarding > Onlinegutscheine" zu finden.
Hofladen
Wir bei Ihnen ein Hofladen-Modul aktiviert, können in diesem Abschnitt bereits Lieferanten vordefiniert werden.
