Buchhalterisch relevanten Daten aus dem Kassensystem werden zumeist in Form von Berichten (Papier oder PDF) an den Steuerberater übermittelt. Aus diesen „Rohdaten“ werden beim Steuerberater Buchungssätze in ein Buchungsprogramm eingegeben und weiterverarbeitet.
Um diesen Aufwand zu minimieren kann bereits das Kassensystem sehr viele dieser Buchungssätze erzeugen. In definierten Exportformaten werden diese Buchungssätze elektronisch (per E-Mail oder USB-Stick) an den Steuerberater übermittelt, der seinerseits diese Daten in sein Buchhaltungssystem importieren kann!
Verfügbare FiBu-Schnittstellen:
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Die vom Kassensystem erzeugten Buchungssätze können in diesen Exportformaten bereitgestellt und somit in die jeweiligen Buchhaltungssysteme importiert werden.
Welche Buchungssätze werden vom Kassensystem erzeugt:
In der Standardkonfiguration werden die Erlös- und Zahlungsmittelbuchungen für sämtliche umsatzrelevanten Geschäftsfälle (Bar, Bankomat, Kreditkarte …) erzeugt. Für Geschäftsfälle, die keine Umsatzrelevanz besitzen (Eigenverbrauch, Werbung, Schwund, Kaputt …), werden keine Buchungssätze erzeugt. Die buchhalterische Bewertung dieser Geschäftsfälle bleibt in der Verantwortung des Steuerberaters.
Zusätzlich können auch die Buchungssätze für Rechnungen auf Ziel (Ausgangsrechnungen) erzeugt werden. Hier gibt es jedoch ZWEI mögliche Varianten.
Variante 1: Erlös zum Zeitpunkt der Ausgangsrechnung
Für eine Ausgansrechnung werden die entsprechenden Erlösbuchungen mit dem Rechnungsdatum erzeugt.
Variante 2: Erlös zum Zeitpunkt des Lieferscheines
Die entsprechenden Erlösbuchungen werden bereits für einen Lieferschein – also mit dem Lieferdatum erzeugt. Nachdem ein Lieferschein fakturiert wurde, wird eine entsprechende Buchung auf den Debitor erstellt.
Sofern die Zahlungseingänge ebenfalls im Kassensystem erfasst werden, können auch die dazugehörigen Buchungen vom Kassensystem erzeugt werden.
Bei Verwendung des Kassenbuchmodules in der Kassa können auch die Buchungssätze für Einzahlungen, Auszahlungen und Abschöpfungen vom Kassensystem erzeugt werden.
Buchungstechnik:
Sämtliche Buchungen, die in Zusammenhang mit Erlösen stehen, werden über ein Hilfskonto („Zentrales Fibu-Konto“) abgebildet! Das bedeutet, dass Erlöse nicht direkt gegen das entsprechende Zahlungsmittelkonto, sondern zuerst gegen ein Hilfskonto und von dort weiter auf das Zahlungsmittelkonto gebucht werden! Der Grund hierfür liegt in möglichen Splitzahlungen. In den Beispieldaten ist dieser Fall berücksichtigt und nachvollziehbar.
Konfiguration:
Damit die Kassa die entsprechenden Buchungssätze erzeugen kann, bedarf es einiger Informationen die seitens des Kunden bzw. des Steuerberaters bekanntgegeben und in der Kassa konfiguriert werden müssen.
- Erlöskontonummern
- Zahlungsmittelkontonummern
- Zentrales FiBu-Konto (Hilfskonto)
- Debitorenkontonummern (ein gemeinsames für alle Debitoren (Kunden) oder für jeden eine eigene Nummer)
- Kostenstellennummern (optional)
Je nach Buchhaltungssystem, das zum Einsatz kommt, gibt es noch weitere Parameter die konfiguriert werden müssen.
Beispiele und Details je Schnittstelle:
BMD:
Bei der Schnittstelle BMD sind die Buchungssätze nicht gesondert. Diese sind ganz normale Standardbuchungssätze. Außerdem wird bei Buchungen das Erlöskonto zuerst geschrieben, da der Steuerbetrag am Sachkonto sichtbar sein soll.
Beispiel folgt!
DATEV:
Beraternummer: Von DATEV an das Mitglied bei Eintritt in die Genossenschaft vergebene max. 7-stellige Nummer (1000 – 9999999).
Mandantennummer: Vom Berater für den Mandanten vergebene max. 5-stellige Nummer (1 – 99999).
Sachkontennummernlänge: Länge der Kontonummern der Sachkonten
Die kleinste Sachkontennummernlänge für Debitoren / Kreditoren entspricht 4 danach erhöht sich diese auf 5 Stellen. Danach wird bei der Sachkontennummernlänge 8 gestartet und kann auf die Länge von 9 Stellen gehen.
Automatikkonten: Automatische Konten haben eine Programmfunktion, die bewirkt, dass aus dem Brutto-Betrag der Buchung die Umsatzsteuer berechnet wird. Auf das Automatik-Konto bucht das Programm den um die Steuer verminderten Betrag. Die Umsatzsteuer selbst bucht das System automatisch auf das für den betreffenden Steuersatz vorgesehene Umsatzsteuer-Sammelkonto.